KSeF w e-commerce: Jak zautomatyzować wystawianie tysięcy faktur dla klientów indywidualnych?

Kluczowe wnioski: 

• W obrocie z firmami B2B KSeF jest obowiązkowy. 

• Wystawianie faktur w systemie KSeF dla B2C jest dobrowolne.

• Okres ochronny trwa do 31 grudnia 2026 roku. 

Co oznacza KSeF dla sklepów internetowych? 

KSeF dla e-commerce oznacza ogromną zmianę. Umożliwia automatyzację faktur i tym samym ograniczenie błędów, których prawdopodobieństwo pojawienia się jest dość wysokie przy ich dużej liczbie. Z drugiej jednak strony wymaga dostosowania procedur wewnętrznych i systemów sprzedażowych.

Jak to wygląda w praktyce? Między innymi:

• od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy większości e-sklepów,

• KSeF w obrocie z firmami B2B jest obowiązkowy,

• w B2C wystawianie faktur pozostaje dobrowolne w systemie,

• poprawa błędu jest możliwa tylko za pomocą faktury korygującej,

• okres ochronny trwa do końca 2026 roku; w tym okresie kary nie są naliczane za błędy techniczne,

• osoby, które mają obroty do 10 000 zł/msc, mogą wystawiać faktury poza systemem (do końca 2026 roku),

• wymagana jest aktualizacja polityki prywatności oraz regulaminu sklepu.

Faktury B2C w KSeF

W przypadku faktur B2C, po nowelizacji przepisów, została wprowadzona fakultatywna możliwość wystawiania faktur w systemie. Co ważne, ich wystawienie nie wymaga zgody konsumenta. Natomiast w dalszym ciągu istnieje zasada mówiąca o tym, że dokument jest wystawiany na jego żądanie. Kolejną korzyścią jest to, że fakturę można udostępnić w sposób uzgodniony z konsumentem, np. poprzez wydruk papierowy czy plik PDF.

Faktury B2B w KSeF

Sprzedaż w relacji B2B w Krajowym Systemie e-Faktur jest obowiązkowa. W przypadku sklepów internetowych jest to duża zmiana, gdyż konieczne jest rozpoznanie nabywcy już w momencie zakupu. Można to zrobić po numerze NIP. Istotne będzie również automatyczne przekazanie faktury KSeF przez integrację z API oraz potwierdzenie odbioru, które świadczy o tym, że dokument został prawidłowo zarejestrowany.

Szukasz rozwiązania, które zautomatyzuje proces fakturowania w Twojej firmie? Wypróbuj za darmo nasze środowisko testowe. Dostarczamy przetestowane komponenty, które umożliwiają komunikację z KSeF. Obsługujemy pełny cykl życia faktury (uwierzytelnianie, walidację, wysyłkę, odbiór, monitorowanie statusu, przetwarzanie, obsługę UPO, a także pobieranie dokumentów w formatach XML oraz PDF).

KSeF w e-commerce - jak przygotować sklep internetowy? 

Aby przygotować sklep internetowy pod KSeF, zadbaj o zaktualizowanie polityki prywatności. W szczególności ważne jest:

• zaktualizowanie odbiorców danych – trzeba wskazać Ministerstwo Finansów jako podmiot, który otrzymuje dane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,

• poinformowanie o przekazywaniu danych do KSeF i wskazanie zakresu ich przekazywania – należy zaznaczyć, że dane niezbędne do wystawienia faktury są przetwarzane (np. adres e-mail, imię, nazwisko, NIP),

• wskazanie podstawy prawnej przekazywania danych.

Wdrożenie KSeF w e-commerce - o czym pamiętać? 

Aby skutecznie wdrożyć Krajowy System e-Faktur dla e-commerce, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Pierwszą z nich jest szkolenie zespołu oraz planowanie wdrożenia. Podczas niego powinny zostać omówione podstawy Krajowego Systemu e-Faktur, różnice między fakturami B2B oraz B2C, a także obowiązki prawne. Ważne jest opracowanie procedur reagowania na błędy i reklamacje. Konkretny harmonogram wdrożenia i jasny podział odpowiedzialności pozwolą zaoszczędzić czas i uniknąć wielu błędów.

W następnym kroku należy sprawdzić gotowość systemu e-commerce, a także zaktualizować regulamin wraz z polityką prywatności.

W dalszej kolejności dobrze jest przetestować integrację z KSeF, biorąc pod uwagę różne scenariusze, np. wystawianie faktur (standardowych, zaliczkowych, końcowych), korekty po zwrotach, awarie w KSeF, błędne dane nabywców. Można to zrobić w środowisku testowym.

W przypadku sytuacji nietypowych - ogromnie istotne jest przygotowanie procedur działania dla zespołu. W wyeliminowaniu potencjalnych błędów pomoże automatyzacja. Upraszczamy procesy cyfryzacji od 2018 roku. Od tamtego czasu obsłużyliśmy łącznie ponad 70 milionów faktur. Chętnie wesprzemy w tym również Twoją firmę! Napisz do nas.

FAQ

Czy każdy, kto prowadzi biznes w e-commerce, musi wystawiać faktury w KSeF?

Nie. Do końca 2026 roku mikroprzedsiębiorcy z niskimi obrotami, do 10 000 zł miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza systemem KSeF.

Czy muszę poprawić coś na stronie w związku z wprowadzeniem KSeF?

Tak. Musisz zaktualizować politykę prywatności oraz regulamin sklepu w zakresie fakturowania. Odbiorcą danych jest Ministerstwo Finansów.

O czym pamiętać przy wdrożeniu KSeF w e-commerce?

Przy wdrożeniu KSeF dla e-commerce pamiętaj o przeprowadzeniu szkolenia dla zespołu, stworzeniu planu wdrożenia, sprawdzeniu gotowości systemu e-commerce, zaktualizowaniu regulaminu i polityki prywatności, przygotowaniu procedur działania na wypadek sytuacji nietypowych, a także wprowadzeniu automatyzacji.

Pomagacie zautomatyzować proces fakturowania?

Oczywiście! Obsługujemy pełny cykl życia faktury, czyli uwierzytelnianie, walidację, wysyłkę, odbiór, monitorowanie statusu, przetwarzanie, obsługę UPO i pobieranie dokumentów w formatach zarówno XML, jak i PDF. Wypróbuj za darmo nasze rozwiązanie.