Najważniejsze informacje z artykułu:

• KSeF i RODO są zgodne, ponieważ przetwarzanie danych ma podstawę prawną wynikającą z obowiązku prawnego.

• Ochrona danych osobowych w KSeF opiera się na szyfrowaniu, kontroli dostępu oraz testach bezpieczeństwa.

• Dane w KSeF nie są publicznie dostępne i są chronione zgodnie z najlepszymi praktykami IT.

• Narzędzia integracyjne, takie jak Acube, wspierają zgodność z RODO po stronie przedsiębiorstwa.

Choć głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu VAT i automatyzacja procesów księgowych, równie ważnym elementem tej zmiany jest kwestia bezpieczeństwa informacji. Faktura ustrukturyzowana nie jest jedynie dokumentem księgowym – to zbiór danych, który w przypadku transakcji z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność (JDG) lub określonych typów faktur B2C, zawiera dane osobowe podlegające restrykcyjnym przepisom RODO. Jak więc działa taka ochrona danych osobowych w KSeF? Odpowiadamy.

Jak KSeF zabezpiecza dane osobowe?

Bezpieczeństwo danych w KSeF jest jednym z najważniejszych elementów działania systemu. Ministerstwo Finansów podkreśla, że platforma została zaprojektowana i wdrożona z myślą o wysokich standardach bezpieczeństwa informacji:

Główne mechanizmy zabezpieczeń:

• Szyfrowanie danych i komunikacji – dane przechowywane i przesyłane między użytkownikami a systemem są szyfrowane, co utrudnia ich przechwycenie.

• Autoryzacja i uwierzytelnianie użytkowników – dostęp do systemu mają tylko uprawnione podmioty po odpowiedniej autoryzacji.

• Kontrola dostępu w administracji – dostęp do danych przez pracowników administracji jest kontrolowany i wymaga uzasadnienia oraz wielostopniowych uprawnień.

• Stabilność i testy bezpieczeństwa – system był testowany pod kątem cyberbezpieczeństwa i odporności na awarie, zgodnie z dobrymi praktykami IT.

KSeF a RODO – podstawy prawne przetwarzania danych

Czy KSeF narusza RODO?

Odpowiedź brzmi: nie — KSeF nie narusza RODO, ale jego funkcjonowanie pociąga za sobą konkretne obowiązki w obszarze ochrony danych osobowych:

• Podstawą prawną przetwarzania danych w KSeF jest obowiązek prawny, określony m.in. w przepisach podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane są przetwarzane, ponieważ działalność gospodarcza i rozliczenia podatkowe tego wymagają.

• Administrator danych — w kontekście KSeF odpowiedzialność za dane ponosi zarówno administracja publiczna (MF/KAS) jako podmiot przetwarzający centralnie, jak i przedsiębiorca jako administrator danych osobowych wprowadzający informacje do systemu.

• Ochrona zgodna z RODO — przepisy RODO wymagają poszanowania zasad minimalizacji danych, ograniczenia dostępu, transparentności oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. KSeF spełnia te wymagania poprzez szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz audytowanie operacji.

 Obawy firm a rzeczywista ochrona danych

W przestrzeni publicznej pojawiają się pytania i obawy firm dotyczące tego, czy KSeF i ochrona danych osobowych są możliwe do pogodzenia bez naruszenia prywatności przedsiębiorców i ich klientów. 

Najczęstszymi obawami są:

• ryzyko dostępu organów państwowych do wrażliwych danych,

• możliwość nadużyć lub błędów w systemie,

• naruszenia w wyniku cyberataków.

A jak to wygląda rzeczywiście?

• dane są dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników oraz organów podatkowych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych, nie są publicznie udostępniane.

• komunikacja i przechowywanie danych są szyfrowane oraz zabezpieczone zgodnie z najlepszymi praktykami IT.

• system był testowany pod kątem odporności na ataki i awarie.

Te mechanizmy mają na celu nie tylko zgodność z RODO, ale też budowanie zaufania przedsiębiorców korzystających z systemu.

Rola narzędzi zewnętrznych (np. Acube) w kontekście RODO i KSeF

Narzędzia informatyczne, takie jak Acube, oferują integracje z KSeF, usprawniając procesy fakturowania i jednocześnie:

• pomagają zapewniać zgodność z RODO poprzez odpowiednie mechanizmy szyfrowania i kontroli danych,

• wspierają firmy w obowiązkach dokumentacji przetwarzania danych oraz polityce bezpieczeństwa,

• ułatwiają prowadzenie analiz ryzyka i raportów zgodności.

Choć Ministerstwo Finansów odpowiada za bezpieczeństwo samego KSeF, narzędzia takie jak Acube pomagają przedsiębiorstwom zapewniać spójność procesów RODO z KSeF, szczególnie w obszarach integracji i przechowywania danych u użytkownika. (dodatkowe informacyjne – ogólne opinie o narzędziach integracyjnych bazujące na praktykach rynkowych, nie na stronach MF).

FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF a RODO

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane osobowe firm i klientów są bezpieczne w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Tak – dane są szyfrowane i dostępne tylko dla uprawnionych podmiotów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa IT i RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Kto odpowiada za ochronę danych osobowych w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Ministerstwo Finansów i KAS odpowiadają za infrastrukturę i bezpieczeństwo systemu, a przedsiębiorcy za dane, które wprowadzają do KSeF.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy KSeF wymusza naruszenie RODO?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – podstawą przetwarzania danych jest obowiązek prawny, a system jest zaprojektowany zgodnie z wymogami RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy praca z narzędziami integracyjnymi zwiększa ryzyko naruszeń danych?</span></summary>
  <div class="answer">Narzędzia takie jak Acube, przy odpowiedniej konfiguracji i zabezpieczeniach, pomagają w utrzymaniu zgodności z RODO i bezpieczeństwa danych.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane z KSeF są publicznie dostępne?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – nie są udostępniane publicznie, a ich użycie jest ograniczone do określonych zadań organów podatkowych.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane osobowe firm i klientów są bezpieczne w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Tak – dane są szyfrowane i dostępne tylko dla uprawnionych podmiotów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa IT i RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Kto odpowiada za ochronę danych osobowych w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Ministerstwo Finansów i KAS odpowiadają za infrastrukturę i bezpieczeństwo systemu, a przedsiębiorcy za dane, które wprowadzają do KSeF.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy KSeF wymusza naruszenie RODO?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – podstawą przetwarzania danych jest obowiązek prawny, a system jest zaprojektowany zgodnie z wymogami RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy praca z narzędziami integracyjnymi zwiększa ryzyko naruszeń danych?</span></summary>
  <div class="answer">Narzędzia takie jak Acube, przy odpowiedniej konfiguracji i zabezpieczeniach, pomagają w utrzymaniu zgodności z RODO i bezpieczeństwa danych.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane z KSeF są publicznie dostępne?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – nie są udostępniane publicznie, a ich użycie jest ograniczone do określonych zadań organów podatkowych.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane osobowe firm i klientów są bezpieczne w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Tak – dane są szyfrowane i dostępne tylko dla uprawnionych podmiotów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa IT i RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Kto odpowiada za ochronę danych osobowych w KSeF?</span></summary>
  <div class="answer">Ministerstwo Finansów i KAS odpowiadają za infrastrukturę i bezpieczeństwo systemu, a przedsiębiorcy za dane, które wprowadzają do KSeF.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy KSeF wymusza naruszenie RODO?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – podstawą przetwarzania danych jest obowiązek prawny, a system jest zaprojektowany zgodnie z wymogami RODO.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy praca z narzędziami integracyjnymi zwiększa ryzyko naruszeń danych?</span></summary>
  <div class="answer">Narzędzia takie jak Acube, przy odpowiedniej konfiguracji i zabezpieczeniach, pomagają w utrzymaniu zgodności z RODO i bezpieczeństwa danych.</div>
</details>

<details>
  <summary><span class="icon-arrow"></span><span>Czy dane z KSeF są publicznie dostępne?</span></summary>
  <div class="answer">Nie – nie są udostępniane publicznie, a ich użycie jest ograniczone do określonych zadań organów podatkowych.</div>
</details>

Źródła:

• https://www.gov.pl/web/finanse/dane-przechowywane-w-ramach-krajowego-systemu-e-faktur-ksef-sa-bezpieczne

• https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/bezpieczenstwo-i-dezinformacja-w-obszarze-ksef/

• https://www.saldeosmart.pl/blog/wszystko-o-ksef/ochrona-danych-osobowych-w-ksef-jak-krajowy-system-e-faktur-ma-sie-do-rodo/

• https://dimers.pl/aktualnosci/rodo/ochrona-danych-osobowych-ksef/

• https://ecommercelegal.pl/blogs/news/ksef-a-ochrona-danych-osobowych

• https://ksef-gov.pl/ufaq/jakie-rodzaje-danych-beda-przechowywane-w-ksef-i-jakie-beda-zabezpieczenia-danych/

• https://www.poradyodo.pl/temat-tygodnia/ksef-a-ochrona-danych-osobowych-ryzyka-obowiazki-rodo-i-orzecznictwo-13336.html