Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymagane jest uwierzytelnienie użytkownika. Dotyczy to zarówno korzystania z narzędzi komercyjnych, jak i aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. To pierwszy krok, jeśli zastanawiasz się, jak zacząć korzystać z KSeF i przygotować firmę do obsługi e-faktur.

Najważniejsze informacje z artykułu:

• Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia – możliwe jest to poprzez podpis kwalifikowany, Profil Zaufany, pieczęć elektroniczną lub token.

• Faktura ustrukturyzowana ma format XML zgodny ze schematem KSeF i umożliwia automatyczne przetwarzanie danych.

• Struktury logiczne faktur są regularnie aktualizowane przez Ministerstwo Finansów, dlatego konieczne jest śledzenie zmian dokumentacji.

• Token KSeF umożliwia automatyczną komunikację systemów (np. ERP) z platformą bez potrzeby ręcznego logowania.

Jak zacząć korzystać z KSeF? Uwierzytelnienie i dostęp do systemu

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą kilku metod uwierzytelniania. Wybór zależy od tego, czy działasz jako osoba fizyczna (np. JDG), czy reprezentujesz spółkę oraz jakimi narzędziami dysponujesz w firmie.

Metody uwierzytelniania w KSeF

Najczęściej stosowane metody uwierzytelnienia w KSeF to:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny

• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (odpowiednik pieczątki firmowej)

• Podpis zaufany (Profil Zaufany)

• Token (ciąg znaków alfanumerycznych) wygenerowany po uwierzytelnieniu jedną z powyższych metod

Po uwierzytelnieniu KSeF może być wykorzystywany do różnych działań, m.in. przeglądania, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Operacje w systemie może prowadzić również podmiot upoważniony przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe.

Uwierzytelnianie w KSeF dla osób fizycznych (np. JDG)

Dla osób fizycznych (np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) uwierzytelnienie może odbywać się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profil Zaufany) lub poprzez API i wygenerowany token.

Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera numeru NIP i PESEL, uwierzytelnienie jest możliwe poprzez zgłoszenie danych identyfikujących podpis (tzw. fingerprint, „odcisk palca”) w formularzu ZAW-FA, który należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego.

Uwierzytelnianie w KSeF dla spółek i podmiotów uprawnionych

W przypadku podmiotów, które nie mają możliwości bezpośredniego uwierzytelnienia elektronicznego (lub chcą formalnie nadać dostęp wskazanym osobom), nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF może nastąpić poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

W zgłoszeniu wskazuje się osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienie do korzystania z KSeF. ZAW-FA służy również do zgłoszenia danych identyfikujących podpis elektroniczny (fingerprint), jeśli podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

Uprawnienia nadawane poprzez ZAW-FA są wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy po wstępnej weryfikacji formalnej zgłoszenia (m.in. liczby podpisów złożonych przez uprawnionych przedstawicieli).

Anonimowy dostęp do pojedynczej faktury w KSeF

KSeF umożliwia także anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury (bez wcześniejszego logowania do systemu). Aby skorzystać z tej opcji, na dedykowanej stronie należy podać zestaw danych identyfikujących dokument:

• Numer identyfikujący fakturę w KSeF

• Numer faktury

• Numer NIP (lub inny identyfikator) nabywcy albo informację o jego braku

• Imię lub nazwisko nabywcy albo informację o braku takich danych

• Kwotę faktury

Token i integracja z KSeF – jak działa to w praktyce?

Aby użyć A-Cube PL API do komunikacji z KSeF, użytkownik musi podać ważny token pozyskany z aplikacji webowej administracji państwowej. Token stanowi formę uwierzytelnienia i zapewnia, że tylko uprawnione osoby lub podmioty mogą korzystać z systemu. Bez ważnego tokena dostęp do KSeF zostanie zablokowany.

Aby otrzymać token, użytkownik musi zarejestrować się i przejść proces elektronicznego uwierzytelnienia w aplikacji webowej. Po uwierzytelnieniu użytkownik otrzymuje unikalny token, który pozostaje ważny do momentu odwołania przez użytkownika.

Jeśli chcesz wdrożyć integrację z KSeF w swoim systemie (ERP, księgowość, platforma), sprawdź możliwości: A-Cube API.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o uwierzytelnianie i dostęp do KSeF

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy przejść proces uwierzytelnienia – np. za pomocą podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego lub pieczęci elektronicznej. Po zalogowaniu uzyskujesz dostęp do faktur ustrukturyzowanych.

Jakie są metody uwierzytelniania w KSeF?

Dostępne metody to podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, Profil Zaufany oraz token wygenerowany po wcześniejszym uwierzytelnieniu.

Czym jest token KSeF?

Token to unikalny ciąg znaków umożliwiający bezpieczną komunikację z KSeF, szczególnie w integracjach API z systemami księgowymi i ERP.

Czy można korzystać z KSeF bez logowania?

Tak, możliwy jest anonimowy dostęp do pojedynczej faktury, ale wymaga podania szczegółowych danych identyfikujących dokument, takich jak numer KSeF, NIP czy kwota faktury.