Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura zawierająca numer identyfikacyjny oraz dane w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną przyjętą przez Ministerstwo Finansów i wymaganą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Począwszy od 2022 roku, firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, a od 2024 roku będą do tego zobowiązane. 

Faktury tego typu będą miały przydzielone numery identyfikacyjne. Odbiorca faktury będzie musiał ją zaakceptować. Elektroniczne faktury są równie ważne jak faktury papierowe i podlegają tym samym przepisom dotyczącym treści i przechowywania. Faktura ustrukturyzowana to szczególny rodzaj elektronicznej faktury, która jest zapisana w formacie umożliwiającym jej automatyczne przetwarzanie przez nabywcę. 

Najważniejsze informacje z artykułu:

• Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura w formacie XML zgodnym ze schematem KSeF, umożliwiająca automatyczne przetwarzanie danych.

• Każda faktura ustrukturyzowana otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w systemie KSeF, co zapewnia jej jednoznaczną identyfikację.

• W KSeF obowiązują określone schematy logiczne, takie jak FA(2) oraz FA RR, które definiują strukturę i zasady walidacji danych.

• Dokumentacja techniczna i struktury faktur są aktualizowane przez Ministerstwo Finansów, dlatego konieczne jest ich regularne monitorowanie.

Przykład faktury ustrukturyzowanej

Poniżej przedstawiono uproszczony przykład struktury danych faktury ustrukturyzowanej.

W praktyce faktura taka zapisywana jest w postaci pliku XML zgodnego z aktualnym schematem logicznym KSeF i zawiera znacznie więcej pól technicznych oraz walidacyjnych.

  INV-001
  2022-01-01
  
    ACME Corp
    PL1234567890
  
  
    ABC Inc
    PL0987654321
  
  
    
      P-001
      Product 1
      1
      100.00
      23
    
    
      P-002
      Product 2
      2
      50.00
      23
    
  
  225.00
  51.75

  INV-001
  2022-01-01
  
    ACME Corp
    PL1234567890
  
  
    ABC Inc
    PL0987654321
  
  
    
      P-001
      Product 1
      1
      100.00
      23
    
    
      P-002
      Product 2
      2
      50.00
      23
    
  
  225.00
  51.75

  INV-001
  2022-01-01
  
    ACME Corp
    PL1234567890
  
  
    ABC Inc
    PL0987654321
  
  
    
      P-001
      Product 1
      1
      100.00
      23
    
    
      P-002
      Product 2
      2
      50.00
      23
    
  
  225.00
  51.75

Należy pamiętać, że powyższy przykład ma charakter poglądowy. Rzeczywista struktura XML faktury ustrukturyzowanej jest ściśle określona w dokumentacji Ministerstwa Finansów i może ulegać zmianom wraz z kolejnymi wersjami schematów.

Rodzaje schematów faktur ustrukturyzowanych

W Krajowym Systemie e-Faktur obowiązują określone schematy logiczne, które definiują strukturę danych faktury ustrukturyzowanej. Najważniejsze z nich to:

• FA(2) – podstawowy schemat faktury ustrukturyzowanej, stosowany w większości standardowych transakcji sprzedażowych.

• FA RR – schemat przeznaczony dla faktur VAT RR, wystawianych przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego.

Każdy schemat określa obowiązkowe i opcjonalne pola faktury oraz zasady ich walidacji w systemie KSeF.

Gdzie znaleźć aktualne schematy i dokumentację?

Struktury logiczne faktur ustrukturyzowanych są publikowane i aktualizowane przez Ministerstwo Finansów. Najnowsze wersje schematów FA(2) oraz FA RR wraz z dokumentacją techniczną można znaleźć na oficjalnej stronie rządowej:

https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa2-i-farr

Przed wdrożeniem faktur ustrukturyzowanych warto regularnie sprawdzać aktualizacje schematów, aby zapewnić zgodność systemów księgowych z obowiązującymi wymaganiami KSeF.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o faktury ustrukturyzowane i e-fakturowanie

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

To elektroniczna faktura zapisana w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF, która może być automatycznie przetwarzana przez systemy księgowe i finansowe.

Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej e-faktury?

Faktura ustrukturyzowana ma ściśle określoną strukturę danych zgodną ze schematem KSeF, podczas gdy zwykła e-faktura (np. PDF) nie umożliwia automatycznego przetwarzania danych.

Gdzie znaleźć aktualne schematy faktur KSeF?

Aktualne schematy logiczne faktur oraz dokumentacja techniczna są publikowane przez Ministerstwo Finansów na oficjalnych stronach rządowych i powinny być regularnie sprawdzane przed wdrożeniem.

Dlaczego e-fakturowanie staje się standardem?

E-fakturowanie zwiększa automatyzację procesów, ogranicza koszty operacyjne, poprawia jakość danych oraz ułatwia spełnianie wymogów regulacyjnych i kontrolę podatkową.