Najważniejsze informacje z artykułu:

• W przypadku awarii systemu KSeF, przedsiębiorca może wystawić fakturę w trybie offline lub awaryjnym i dosłać ją do KSeF w określonym terminie.

• Brak dostępności KSeF ogłaszany jest w BIP Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym – to sygnał do zastosowania procedur awaryjnych.

• Awaria całkowita to sytuacja nadzwyczajna – wtedy faktury można wystawić poza KSeF bez obowiązku dosyłania ich do systemu.

Jak każdy system informatyczny, także KSeF może ulegać awariom, przerwom technicznym lub ograniczonej dostępności. W takich sytuacjach przedsiębiorcy muszą wiedzieć, jak postępować zgodnie z przepisami, aby nie naruszyć obowiązków podatkowych i zachować ciągłość wystawiania faktur.

Dlatego warto znać zasady postępowania na wypadek awarii systemu – zarówno w przypadku niedostępności KSeF, jak i awarii całkowitej lub odrzucenia faktury przez system.

Co to jest awaria systemu KSeF i dlaczego może wystąpić?

Pod pojęciem awarii systemu KSeF rozumie się sytuację, w której platforma nie jest w stanie przyjmować, przetwarzać lub udostępniać e-faktur z powodu błędów technicznych, przeciążenia, prac serwisowych lub innych problemów infrastrukturalnych.

Możliwe przyczyny awarii to między innymi:

• prac serwisowe lub modernizacyjne,

• problemy sprzętowe lub sieciowe po stronie usługodawcy,

• nagłe przeciążenie systemu przy dużym ruchu,

• sytuacje nadzwyczajne, jak ataki cybernetyczne lub katastrofy infrastrukturalne.

Sposoby postępowania w razie awarii KSeF - wskazówki

Gdy występuje awaria KSeF lub brak dostępności KSeF, przepisy przewidują różne tryby fakturowania alternatywnego. 

Tryb offline – niedostępność KSeF

Tryb offline dotyczy sytuacji, kiedy system jest chwilowo niedostępny, np. z powodu prac serwisowych, planowanej przerwy lub krótkotrwałej awarii systemu.

W takim przypadku:

• Fakturę można wystawić elektronicznie poza KSeF z zastosowaniem obowiązującego wzoru FA(3).

• Po ustaniu niedostępności fakturę przesyła się do KSeF w następnym dniu roboczym, aby uzyskać numer KSeF.

• Jeżeli w okresie niedostępności wystąpi awaria ogłoszona formalnie, termin przesłania faktury wynosi do 7 dni roboczych.

Tryb awaryjny – w razie zidentyfikowanej awarii

Tryb awaryjny obejmuje sytuacje, kiedy system jest uznany formalnie za niedostępny z powodu awarii, ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym.

Działania w trybie awaryjnym:

• Fakturę wystawia się elektronicznie zgodnie z obowiązującym wzorem.

• Fakturę można dosłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby uzyskać numer KSeF.

• Fakturę należy udostępnić nabywcy najpierw w sposób uzgodniony, dopiero potem dosłać do systemu.

Ważne! W przypadku kolejnej awarii w trakcie tego 7-dniowego terminu, termin liczony jest od zakończenia ostatniej awarii.

Awaria całkowita – sytuacja nadzwyczajna

Awaria całkowita to sytuacja szczególna, wynikająca z nadzwyczajnych okoliczności, jak zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Procedury na wypadek takiej awarii zostały określone w nowelizacji ustawy i zaczynają obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

W tej sytuacji:

• Fakturę można wystawić w formie papierowej lub jako zwykły plik elektroniczny, bez obowiązku stosowania struktury FA(3).

• Nie istnieje obowiązek przesłania faktury do KSeF po ustaniu awarii.

• Fakturę należy przekazać nabywcy najwygodniejszym sposobem (mail, osobiście itp.).

Co zrobić w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF?

Choć system KSeF został zaprojektowany jako stabilna platforma, zdarza się, że faktura zostanie odrzucona z powodu błędów formalnych lub technicznych (np. błędny format danych, brak wymaganych pól itp.). W takiej sytuacji najlepiej:

• sprawdzić komunikat systemowy z informacją o przyczynie odrzucenia,

• dokonać korekty błędów danych (np. numer NIP, kwoty, strukturę FA(3)),

• ponownie przesłać faktury do KSeF po poprawieniu błędów.

Ważne! Należy pamiętać, że prawidłowo wystawiona faktura zgodna ze strukturą FA(3) ma większe szanse na przyjęcie przez system bez konieczności interwencji ręcznej.

Co robić w przypadku awarii KSeF? - podsumowanie

Poniżej zestaw najważniejszych sposobów postępowania w razie awarii KSeF:

• Monitoruj komunikaty o awariach publikowane w BIP MF oraz w narzędziach programów fakturujących.

• Skorzystaj z trybu offline lub trybu awaryjnego zgodnie z charakterem niedostępności systemu.

• Dosyłaj faktury do KSeF w wymaganym terminie – zwykle 1 dzień lub 7 dni roboczych od zakończenia okresu awarii.

• W przypadku awarii całkowitej możesz wystawić fakturę poza systemem bez obowiązku jej dosyłania. 

Co zrobić, gdy występuje awaria systemu KSeF?

W razie awarii systemu KSeF należy skorzystać z trybu offline lub trybu awaryjnego – fakturę elektroniczną wystawić poza KSeF i dosłać do systemu w określonym terminie.

Jak postępować, gdy KSeF jest niedostępny z powodu prac serwisowych?

W przypadku niedostępności wynikającej z prac serwisowych lub krótkotrwałych problemów technicznych należy zastosować tryb offline i dosłać fakturę następnego dnia roboczego.

Czy można wystawić fakturę bez KSeF, jeśli system nie działa?

Tak, w razie awarii systemu lub awarii całkowitej fakturę można wystawić poza KSeF – zgodnie z obowiązującymi zasadami trybu offline, awaryjnego lub awarii całkowitej.

Co zrobić, jeśli faktura została odrzucona przez KSeF?

W przypadku odrzucenia faktury przez system należy sprawdzić przyczynę odrzucenia, poprawić błędy i ponownie przesłać ją do KSeF.