Fallstudie: Azerouno und Belegaustausch mit Lieferanten über PEPPOL

Peppol, die Abkürzung für Pan-European Public Procurement On-Line, ist das System, das es Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in verschiedenen Ländern ermöglicht, elektronische Dokumente, Daten und Rechnungen über ein zertifiziertes und sicheres Netzwerk auszutauschen. Im Laufe der Jahre wurde das Netzwerk weltweit für den Versand von Geschäfts- und Verwaltungsdokumenten zwischen Unternehmen in verschiedenen Ländern sowie zwischen diesen und öffentlichen Verwaltungen eingeführt. Heute deckt Peppol den gesamten E-Procurement-Prozess ab und wird von fast 1,5 Millionen Unternehmen in 98 registrierten Ländern genutzt. Während es sich also weltweit zur Standardlösung für die B2G-Rechnungsstellung (Business to Government) entwickelt, ist die Nutzungserfahrung im B2B-Bereich, insbesondere in Italien, noch weniger verbreitet.

Wir präsentieren den Anwendungsfall von Azerouno, das die PEPPOL-APIs von A-Cube nutzt, um den Zyklus des Dokumentenversands zwischen Lieferanten zu verwalten, die deren Verwaltungssoftware nutzen, aber nicht nur das. Luca Peirotti, Gründer und CEO von Azerouno S.r.l., erzählt uns davon.

Können Sie uns einen kurzen Überblick über Azerouno geben? In welchem Sektor sind Sie tätig, wie groß ist das Unternehmen und welches Volumen an B2B-Transaktionen verwalten Sie?
Azerouno ist ein hochmodernes Softwarehaus, das 2004 gegründet wurde und bereits 2008 über Industrie 4.0 sprach, als es Concept/TIME auf den Markt brachte, das zur Verfolgung von Zeiten und des Fortschritts im Werkstattzyklus dient. Im Laufe der Jahre haben wir uns zunehmend auf die Erstellung fortschrittlicher, zuverlässiger und einfacher Software für die Metallverarbeitung, den Stahlbau und die Blechbearbeitung spezialisiert. Unsere Stärke liegt darin, nach vorne zu blicken, Herausforderungen anzunehmen, Lösungen zu finden und uns das Unternehmen von morgen vorzustellen. Wir haben 2 Niederlassungen in der Provinz Cuneo und in Padua, 650 Kunden in Italien und rund 10.000 Menschen, die unsere Anwendungen täglich nutzen.

Warum haben Sie sich für ein PEPPOL B2B-Netzwerk zum Dokumentenaustausch entschieden?
Die Idee entstand aus der direkten Erfahrung: Azerouno hat seine eigenen ERPs schon immer durch Mundpropaganda und Kundenzufriedenheit verkauft, und die Kunden sind zu unseren besten Promotoren geworden. Oft sind es die Kunden selbst, die unsere Software ihren Lieferanten empfehlen, indem sie erklären, wie sie sie nutzen, und uns so helfen, neue Nutzer zu gewinnen. Viele Kunden arbeiten in einem Netzwerk und interagieren miteinander, sodass sie uns ständig fragen: „Warum tun Sie nichts, um den Import/Export von Excel, PDF oder technischen und kommerziellen Dokumenten zu verwalten? Wir versenden das jetzt per E-Mail, kann der Prozess nicht automatisiert werden?“. Daraus entstand die Idee, eine serverbasierte Lösung mit automatisiertem Datenaustausch im Standardformat zu entwickeln. Unser Ziel war es, den strukturierten Austausch von Dokumenten im Zusammenhang mit Lieferkettenprozessen für Concept-Kunden zu ermöglichen. Da jedoch ein Standard eingeführt wurde, eröffnet die Lösung Szenarien, in denen die Parteien ERP-Systeme von Drittanbietern wie SAP oder Microsoft Business Central nutzen. 

Was ist der häufigste Anwendungsfall für diese Lösung?
Unser Ziel ist es, den gesamten Prozess zu digitalisieren, von der Preisanfrage bis zur Erstellung des Lieferscheins (DDT), wodurch die manuelle Dateneingabe und Fehler, die durch die Verwaltung per E-Mail mit PDF-Anhängen entstehen, eliminiert werden. Im typischen Ablauf startet die Produktion eine Bestellanforderung, die eine Bestellung generiert, welche über das Peppol-Netzwerk an den Lieferanten gesendet wird. Die Software des Empfängers erhält automatisch die bereits codierten Dokumente, einschließlich aller beigefügten technischen Zeichnungen. Innerhalb unseres ERP-Systems Concept erhält der Benutzer die Anfrage und kann mit einem Klick das Angebot erstellen, die Artikel anlegen und das Angebot über das Peppol-Netzwerk senden. Der Lieferant erhält dann eine Bestellung mit bereits festgelegten Preisen und kann seinerseits die bestätigte Bestellung über dasselbe Netzwerk generieren und senden, komplett mit Bearbeitungszeiten, geplantem Liefertermin und Statusberichten zur laufenden Arbeit. Wenn die Ware fertig ist, wird die Verfügbarkeit zur Auftragserfüllung gemeldet. Derzeit geschieht all dies per E-Mail über ein Benachrichtigungsmodul, wird aber bald durch eine Peppol-Nachricht ersetzt. Zum Zeitpunkt des Versands wird dann der DDT generiert, in die digitalen Dokumente hochgeladen und schließt den RDO-DDT-Zyklus ab. Schließlich stellt der Lieferant die Rechnung mit den bereits direkt aus der Bestellung vorbereiteten Daten aus: Das anfordernde Unternehmen erhält sie und gleicht sie automatisch im System ab, wodurch der Zyklus geschlossen wird.

Welche Schwierigkeiten traten bei der Erstellung dieser Lösung auf? Das Senden und Empfangen von Dokumenten wird nicht nur zwischen denjenigen stattfinden, die unser ERP Concept nutzen, sondern potenziell mit jeder Software. Einige Felder im PEPPOL-Standard müssen natürlich interpretiert und gemappt werden, damit sie auf verschiedenen Plattformen korrekt übereinstimmen; wir sind in dieser Hinsicht auf einige Probleme gestoßen, die wir durch die Dokumentation klären konnten. Wir gehen davon aus, dass wir diese Lösung noch in diesem Jahr veröffentlichen können, damit sie in einigen Kontexten getestet werden kann.

Diese Funktionen werden auch zu einer offenen Tür nach Europa für Ihre Kunden…
Absolut. Der Kunde, der für den Empfang und den Versand dieser Art von Bestellungen freigeschaltet ist, erhält seine eigene Kennung und wird vollständig Teil des PEPPOL-Netzwerks. Sie sind also bereits bereit für den Austausch mit ausländischen Kunden und Lieferanten in Europa und überall dort, wo dieser Standard eingeführt wird. Dies geht auch in Richtung der ViDA-Richtlinien („VAT in the Digital Age“), der von der Europäischen Kommission eingeführten Reform mit dem Ziel, die Mehrwertsteuerverwaltung in der digitalen Wirtschaft zu modernisieren und die Rückverfolgbarkeit sowie Transparenz internationaler Finanztransaktionen zu erhöhen.

Wie war die Erfahrung bei der Integration der Peppol-APIs von A-Cube?
Es war alles sehr einfach und wir fanden eine wirklich klare und umfassende technische Dokumentation vor, aber wir kannten die Qualität der Lösungen von A-Cube bereits, da wir als Azerouno seit 2018 Kunde sind, als wir die APIs für die elektronische Rechnungsstellung integriert haben.

Um mehr zu erfahren:
Website von Azerouno
APIs von A-Cube für das PEPPOL-Netzwerk