Come trasformare i documenti digitali in modo automatico e conforme

Inviare documenti elettronici in modo conforme e automatizzato è una sfida per molte aziende. Ogni software adottato parla un linguaggio diverso e ogni organizzazione destinataria impone regole tecniche precise, dal Sistema di Interscambio a Peppol. Ovviare a queste complessità è possibile con A-Cube Transfer, il servizio che permette di trasformare i documenti digitali e condividerli rispettando le compliance normative.

Creare file elettronici conformi: perché è importante per le aziende

Le organizzazioni di oggi utilizzano numerosi software, spesso molto diversi tra loro. Alcuni hanno lo scopo di accelerare e automatizzare il flusso di lavoro, altri permettono di comunicare con fornitori, clienti o enti. Ognuno di essi ha le proprie specifiche tecniche, può gestire determinate tipologie di file e permette di eseguire delle azioni specifiche. Non è sempre detto, però, che questi gestionali o ERP possano accettare o ricevere tutte le tipologie di documenti elettronici in modo automatico. Né che riescano a comunicare agilmente tra loro. Questo può compromettere la loro efficienza e portare a dover integrare ulteriori programmi.

Un esempio? È possibile che il gestionale in uso in azienda non crei file in XML, cioè il formato standard utilizzato dal Sistema di Interscambio e dalla rete Peppol. Oppure che sia necessario generare e consegnare delle fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate a partire da una serie di documenti Excel, ma che il proprio ERP non lo permetta. 

Si tratta, insomma, di casi nei quali il flusso di lavoro può essere compromesso o rallentato dal formato del file, dalla sua autenticazione o dalla sua conformità alle normative vigenti. Queste situazioni sono più frequenti di quanto si possa pensare e possono portare a problematiche più gravi, come sanzioni per documenti non autenticati o consegnati oltre le scadenze previste. Integrare un servizio che permetta di trasformare i documenti digitali in modo automatico ci dà la possibilità di ovviare questi rischi e di snellire i flussi di lavoro. 

A-Cube Transfer: cos’è e a cosa serve

Transfer è la soluzione sviluppata da A-Cube per gestire e trasformare i documenti digitali di ogni tipo. L’API può inviare e ricevere file senza ulteriori integrazioni collegandosi ai software interni e alle piattaforme esterne che già interagiscono con l’azienda.

Il sistema è in grado di estrarre le informazioni necessarie da file di ogni tipologia per creare dei documenti digitali come fatture elettroniche, ricevute, ordini online o documenti di trasporto (DDT). In seguito può inviare i file creati al Sistema di Interscambio (SdI) o al canale governativo di riferimento, anche in modo automatizzato. Se si desidera che il workflow continui, si può decidere di inviarli al gestionale in uso. 

Come funziona A-Cube Transfer

Quando si sceglie di installare un nuovo software, è necessario verificare il livello di complessità che esige. Ciò è valido tanto per la fase di installazione quanto per il suo utilizzo quotidiano. A-Cube Transfer può essere integrato facilmente e in pochi minuti al proprio flow gestionale. È semplice e intuitivo e non richiede conoscenze tecniche approfondite. Anche il meccanismo che gli permette di trasformare i documenti elettronici è immediato. Ecco come funziona.

• L’ERP - o il software di contabilità - genera file in qualsiasi formato che contengono un insieme di informazioni utili alla costruzione delle fatture elettroniche;

• appena questi file vengono caricati su un canale prestabilito, che può essere SFTP, AS2, Amazon S3 o API REST, si avvia automaticamente il processo di importazione;

• Transfer suddivide poi i file in singoli documenti e li trasforma ad uno ad uno in fatture elettroniche XML in base al modello specifico concordato con il cliente oppure in un altro formato desiderato;

• a questo punto, il documento viene convalidato e inviato automaticamente al canale governativo precedentemente indicato;

• concluso il processo, il cliente riceverà un feedback con un report dedicato all’operazione.

I file di input lavorati da Transfer possono essere di qualsiasi tipologia. Ad esempio:

• Excel

• EDI

• file CSV contenenti uno o più documenti

• archivi Zip che a loro volta contengono file XML, JSON e CSV

• file P7M firmati digitalmente con uno qualsiasi dei formati precedenti.

Ognuno può essere trasformato nello specifico schema richiesto, anche in modo completamente configurabile. Ad esempio, è possibile caricare file PDF e allegarli ad una fattura elettronica in formato XML. Oppure far sì che i file JSON e XML che non richiedono nessuna modifica vengano inviati direttamente alla tax authority competente. 

Come monitorare l’attività dell’API con la dashboard A-Cube 

Attraverso la dashboard API monitoring di A-Cube è possibile avere il pieno controllo sui propri flussi documentali. Da un’unica interfaccia è possibile monitorare i consumi e accedere alle statistiche di utilizzo, sia totali che aggregate per partita Iva differenti. 

Oltre a gestire i documenti in entrata e in uscita, dalla dashboard è possibile analizzarli applicando gli innumerevoli filtri a disposizione. Adoperando i webhook, si può poi decidere in che modo la piattaforma di A-Cube deve interagire con i diversi sistemi già adottati o a seconda delle situazioni specifiche.

Trasformare i documenti digitali con Transfer migliora il lavoro

Transfer è l’API pensata per snellire i processi e rendere più immediata la creazione di documenti conformi alle normative nazionali e a quelle internazionali, come il pacchetto ViDA per l’Iva europea. E anche per agevolare gli scambi documentali tra i software adottati e rendere più agevole la fatturazione elettronica. Ciò permette di ridurre gli sprechi di tempo dedicati a queste tipologie di operazione, liberando le risorse per mansioni più importanti o urgenti. Per saperne di più, è possibile contattarci a info@acubeapi.com oppure visitare la pagina dedicata ad A-Cube Transfer.