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Collegamento logico tra RT e strumenti di incasso: le nuove indicazioni dell'AdE
Quadro normativo e finalità
La Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, art. 1, commi 74–77) ha introdotto, dal 1° gennaio 2026, due obblighi distinti a carico degli esercenti:
• Obbligo di indicare nel documento commerciale se il pagamento è avvenuto in contanti o con strumenti elettronici.
• Obbligo di collegamento logico tra i Registratori Telematici (RT) e gli strumenti di incasso utilizzati (POS, SoftPOS, Satispay, e altri strumenti di pagamento elettronico).
La finalità è garantire la coerenza tra i dati dei corrispettivi memorizzati/trasmessi dagli RT e i dati del transato elettronico comunicati dagli acquirer, consentendo un controllo incrociato da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Sanzioni previste
Mancato collegamento POS–RT: da 1.000 a 4.000 euro a carico del Merchant.
Mancata memorizzazione/trasmissione: 100 euro per singola violazione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre sempre a carico del Merchant.
Ambito di applicazione
Il collegamento è OBBLIGATORIO nei seguenti casi:
• Il POS è utilizzato per incassare corrispettivi certificati con documento commerciale (RT o Documento Commerciale on line).
• Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni fuori campo IVA (es. vendita di tabacchi, generi di monopolio).
• Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni con fattura.
• Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per vendita di carburanti o tramite distributori automatici.
Il collegamento NON È RICHIESTO se il POS è utilizzato esclusivamente per:
• Operazioni esenti dall’obbligo di memorizzazione/trasmissione telematica (ex art. 1, DM 10 maggio 2019).
• Vendite tramite distributori automatici (vending machine), vendite di carburanti e ricariche di veicoli elettrici.
• Vendite documentate esclusivamente con fattura.
Criterio guida: se il POS viene usato ANCHE per operazioni soggette a documento commerciale, il collegamento va sempre registrato.
Strumenti coinvolti
Il termine “POS” include qualsiasi strumento hardware o software, fisico o virtuale, acquisito mediante contratto di convenzionamento con un acquirer:
- POS fisici (inclusi SoftPOS): identificati da Terminal ID + CF Acquirer + Denominazione Acquirer.
- POS virtuali (pagamenti via internet/app): identificati solo da CF Acquirer + Denominazione Acquirer (nessun Terminal ID).
L’obbligo di collegamento riguarda:
Registratori Telematici (RT) e Server RT
Procedura web “Documento Commerciale on line” (ad esempio le Smart Receipts di A-Cube)
Soluzioni software (attualmente non ancora disponibili sul mercato).
Modalità di collegamento
Il collegamento richiesto non è di tipo fisico bensì logico, cioè consiste in una comunicazione effettuata mediante l'utilizzo di una procedura web sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia (leggi la guida operativa qui) senza necessità di sostituire o adeguare i dispositivi già in uso.
La comunicazione è effettuata una tantum e, successivamente, solo in caso di novità o variazioni rispetto a quanto già comunicato.
Fase di avvio – POS già in uso a gennaio 2026
Entro 45 giorni dal 5 marzo 2026
(la procedura sarà disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi” da quel giorno)
Fase a regime – Nuovi POS o variazioni
Tra il giorno 6 e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento di modifica.
Es.: un POS attivato a marzo 2026 va comunicato entro il 31 maggio 2026.
La procedura informatica
Accesso consentito dal 5 marzo 2026:
dal portale “Fatture e Corrispettivi” → sezione “Corrispettivi” → “Gestori ed Esercenti” → “Collegamento dispositivi – POS”.
La procedura è precompilata con:
I dati dei POS comunicati mensilmente dagli acquirer.
Gli RT attivi nel periodo di riferimento (che corrisponde al secondo mese precedente a quello di collegamento).
La modalità puntuale prevede due varianti in base al numero di RT attivi:
Semplificata (fino a 5 RT): registrazione tramite spunta su elenchi precompilati in un’unica schermata. Si seleziona la matricola RT, i POS da associare e si inserisce l’indirizzo del punto vendita.
Standard (più di 5 RT): ricerca tramite filtri per acquirer o Terminal ID e selezione dei POS da collegare.
Per esercenti con molti dispositivi, la modalità massiva permette di:
Scaricare un file CSV precompilato con i dati dei POS attivi.
Compilare il file CSV con i dati degli RT da collegare.
Effettuare l’upload del file CSV completato.
La funzione “Storico richieste massive” consente di verificare eventuali errori.
La modalità massiva non consente di aggiungere POS non presenti a sistema: in tal caso occorre l’inserimento manuale tramite procedura puntuale.
Per gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” (Smart Receipts):
Il collegamento va effettuato direttamente nella procedura web, nella nuova sezione “Funzionalità di supporto” → “Associazione strumenti di pagamento elettronico”.
Questa operazione NON è delegabile: deve essere eseguita personalmente dall’esercente.
Se il collegamento non è stato effettuato, la procedura mostrerà un messaggio informativo al momento dell’emissione del documento commerciale.
Da qui è possibile poi interrogare le associazioni tra POS e Documento Commerciale on line, già comunicate, effettuare una nuova associazione attraverso il pulsante Inserisci collegamento, visualizzare i POS per i quali non risulta ancora alcuna associazione(pulsante POS non collegati)
Risorse e assistenza
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione:
Una guida operativa pubblicata nell’area “Fatturazione elettronica e Corrispettivi telematici” del sito istituzionale.
Pagine di help con videate esplicative, accessibili dal portale “Fatture e Corrispettivi” tramite il servizio “Info e assistenza”.
I consueti canali di assistenza tecnica e amministrativa.
Lo strumento dell’interpello per questioni interpretative complesse.
FAQ aggiornate (ancora in fase di pubblicazione).
