KSeF w dużych strukturach: Jak zarządzać tysiącami faktur bez blokowania systemu?

Kluczowe wnioski z tekstu: 

• Wdrożenie KSeF różni się w zależności od tego, czy jest to mała firma, czy wielka organizacja.

• Największe wyzwania dużych firm w związku z KSeF to integracja wielu systemów ERP, zarządzanie uprawnieniami oraz zapewnienie płynnego przepływu danych i ich bezpieczeństwa.

• Obsługa faktur ustrukturyzowanych w dużych organizacjach wymaga integracji systemów ERP, zmian w organizacji pracy, zarządzania uprawnieniami, modyfikacji obiegu dokumentów oraz podziału odpowiedzialności między działami.

• Aby wprowadzić zmiany w dużej firmie, warto wyznaczyć zespół projektowy, zweryfikować infrastrukturę IT, poddać analizie przepływ faktur, zintegrować narzędzia księgowe z KSeF-em, przeszkolić zespół oraz przetestować rozwiązanie.

Wdrożenie KSeF różni się w zależności od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy duża firma. Na czym polega różnica i jak wygląda KSeF w dużych strukturach? Przeczytaj ten wpis, by poznać odpowiedź!

KSeF w dużych firmach i małych – czym się różni? 

Krajowy System e-Faktur działa tak samo dla wszystkich. Natomiast jego obsługa jest różna w zależności od tego, czy jest to mała organizacja, czy duża. Z czego to wynika? Przede wszystkim z:

• liczby dokumentów;

• stopnia skomplikowania dokumentów;

• odpowiedzialności za poprawność danych.

KSeF w małych firmach 

W przypadku małych firm wdrożenie KSeF najczęściej ogranicza się do konfiguracji systemu księgowego lub korzystania z narzędzi, które zostały udostępnione przez administrację skarbową. Działanie przeważnie nie wymaga integracji z rozbudowanymi systemami księgowymi.

KSeF w dużych organizacjach 

KSeF w dużych strukturach wygląda inaczej. Jego wprowadzenie wymaga już integracji systemów, testów technicznych oraz procesowych, a także weryfikacji poprawności danych.

Jakich zmian wymagają faktury ustrukturyzowane KSeF w dużych firmach?

Obsługa faktur ustrukturyzowanych w dużych organizacjach wymaga zmian w wykorzystywanych systemach informatycznych oraz w organizacji pracy. Są to między innymi: sposób integracji systemów ERP z KSeF, zakres odpowiedzialności poszczególnych działów, zasady dotyczące zarządzania uprawnieniami, a także schemat obiegu dokumentów w firmie.

Jakie wyzwania mają duże firmy w związku z KSeFem? 

Duże organizacje przeważnie muszą integrować się z wieloma systemami ERP. Korzystają z różnych programów księgowych, a każdy z nich musi być połączony z KSeF-em. Wyzwaniem jest konieczność zarządzania uprawnieniami dla wielu użytkowników oraz działów. W takiej sytuacji potrzebny jest centralny system zarządzania dostępami. Duże firmy muszą również sprawnie przekazywać dane między jednostkami (np. logistyką, księgowością czy sprzedażą). Bardzo ważne jest także bezpieczeństwo danych oraz zarządzanie archiwizacją.

Nie sposób nie wspomnieć również o ciągłych zmianach w przepisach. Systemy informatyczne muszą być zatem na bieżąco aktualizowane po to, by zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami. 

Wdrożenie KSeF w dużej firmie wymaga także sporych nakładów finansowych. Poza inwestycją w oprogramowanie, koszty często są związane ze szkoleniami, konsultacjami, a także adaptacją procesów biznesowych. 

Co może pomóc? Poza:

• wdrożeniem integratorów API, które będą pośredniczyć między ERP a KSeF,

• powołaniem zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu zintegrowanego z KSeFem,

• przeprowadzeniem testów end-to-end,

warto postawić na automatyzację. W API zarządzanie dokumentami jest proste. Wypróbuj nasze rozwiązanie za darmo!

Jak wprowadzić zmiany w dużej firmie?

Przystosowanie organizacji do działania w Krajowym Systemie e-Faktur jest dużą metamorfozą strukturalną. Warto zatem powołać wewnętrzny zespół projektowy, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie reformy i jej wprowadzenie.

Kolejnym krokiem jest dokładne poznanie wymogów, które wynikają z przepisów. Świetnym rozwiązaniem może być przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń dla pracowników, którzy będą brać udział w wystawianiu oraz obsłudze faktur.

Dobrze jest także zadbać o analizę wymagań oraz identyfikację ryzyka. Pomoże to w stworzeniu konkretnej listy zadań oraz ustaleniu, czy wdrożenie zostanie zrealizowane siłami działu IT, czy przy wsparciu zewnętrznych partnerów. Warto także przeanalizować komunikację z kontrahentami, aby ustalić sposób przekazywania ewentualnych załączników do dokumentów, których KSeF nie obsługuje bezpośrednio.

W następnym etapie należy wypracować najlepsze rozwiązanie z dostawcą systemu, a potem ustalić plan, który powinien się skupiać na terminarzu implementacji nowych funkcjonalności w narzędziach IT i przejść do jego realizacji, dbając jednocześnie o to, aby przygotować pracowników do pracy w nowych procesach.

FAQ:

Jak wygląda KSeF w dużych firmach, a jak w małych?

Wdrożenie KSeF w małych firmach przeważnie ogranicza się do konfiguracji systemu księgowego i korzystania z narzędzi udostępnionych przez administrację skarbową. Natomiast wdrożenie w dużych firmach wymaga integracji systemów, weryfikacji poprawności danych oraz testów – zarówno technicznych, jak i procesowych.

Jakie wyzwania mają duże firmy w związku z KSeF?

Wyzwaniami dużych firm są konieczność integracji z wieloma systemami ERP, zarządzanie uprawnieniami dla wielu pracowników i działów, sprawne przekazywanie danych między jednostkami oraz dbanie o ich bezpieczeństwo.

Jak wprowadzić KSeF w dużych firmach? 

Warto powołać zespół projektowy, przeprowadzić audyt systemów ERP, przeanalizować procesy obiegu dokumentów, dostosować oprogramowanie do integracji z bramką KSeF, przeszkolić personel, nadać uprawnienia w systemie oraz przeprowadzić testy na środowisku próbnym.