Integracja KSeF z systemami ERP i CRM – dlaczego gotowe API jest lepsze niż budowa własnego modułu?

Kluczowe wnioski z tekstu:

• Integracja ERP z KSeFem wymaga zadbania o automatyczne pobieranie danych, sprawne generowanie ustrukturyzowanych plików oraz pełną synchronizację zwrotną statusów dokumentów. 

• Integracja CRM z KSeFem polega na synchronizacji danych sprzedażowych z fakturami w czasie rzeczywistym. 

• Gotowe API ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas. 

Nie wystarczy tylko podpiąć API, aby zintegrować KSeF. Prawdziwym wyzwaniem jest zaprojektowanie systemów tak, aby systemy nie tylko przesyłały dane, ale inteligentnie nimi zarządzały i tym samym ograniczały ryzyko błędów i dublowania się faktur. Gotowe, sprawdzone moduły oszczędzają setki godzin i minimalizują ryzyko pomyłek. Sprawdź, jak nasza integracja może odmienić obieg dokumentów w Twojej firmie. 

Na czym polega integracja KSeF z ERP? 

Integracja KSeF-u z ERP odnosi się do jednego kluczowego pytania: czy firma będzie w stanie automatycznie wystawiać i odbierać faktury, jednocześnie nie tracąc na spójności danych ani na kontroli statusu dokumentu. Integracją zatem określamy cały cykl życia dokumentu, który musi obejmować:

• pobranie danych sprzedażowych z ERP czy CRM,

• zbudowanie właściwego dokumentu w wymaganym formacie,

• przeprowadzenie walidacji,

• wysłanie dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur,

• pobranie statusów i potwierdzeń,

• przekazanie statusów z powrotem do ERP,

• uruchomienie dalszych procesów, takich jak księgowanie, archiwizacja i controlling.

Systemy muszą „rozmawiać” z infrastrukturą Ministra Finansów poprzez API, czyli zestaw reguł oraz protokołów, które definiują to, jak różne komponenty oprogramowania powinny się ze sobą komunikować, jakie dane pobierać, a jakie pomijać. Co to znaczy w praktyce w działaniu z KSeF? Między innymi uwierzytelnianie, mechanizmy ponowień, obsługę uprawnień, idempotencję oraz monitoring.

Na czym polega integracja KSeF z CRM? 

Faktury sprzedażowe nie znajdują się wyłącznie w księgowości – są one obecne również w systemie CRM. Znajdziemy w nim informacje o kontrahentach, historiach transakcji, szansach sprzedaży oraz rozliczeniach.

Bez integracji dane są rozproszone w dwóch różnych miejscach i pozostają niespójne, co wprowadza chaos. Z czasem różnice się kumulują, a proces weryfikacji trwa coraz dłużej.

Integracja pozwala na jednorazowe pobranie całej historii faktur sprzedażowych. Dzięki temu nie trzeba ich ręcznie przepisywać, co znacząco ogranicza ryzyko błędów. Ponadto system umożliwia automatyczne wiązanie dokumentów z odpowiednimi klientami. W przedsiębiorstwach o dużej bazie odbiorców ma to ogromne znaczenie i pozwala zaoszczędzić kilka godzin pracy tygodniowo. Kolejną korzyścią jest tworzenie raportów w czasie rzeczywistym. Na podstawie gromadzonych danych można budować zestawienia sprzedaży, monitorować płatności, a także analizować aktywność kontrahentów.

Opisany model jest szczególnie przydatny dla firm procesujących dużą liczbę dokumentów. Najczęściej dotyczy to branż takich jak produkcja, budownictwo czy usługi dla biznesu. Integracja sprawdzi się również w przypadku przedsiębiorstw korzystających z CRM opartego na modelu open source (oprogramowanie udostępnione wraz z kodem źródłowym; dostępne do użytku, modyfikacji oraz rozpowszechniania z zachowaniem oryginalnych praw). Ponadto będzie to korzystne dla podmiotów, które nie posiadają rozbudowanego systemu ERP i chcą uniknąć kosztownego łączenia go z oprogramowaniem księgowym. To także idealna opcja dla firm szukających narzędzi, które można wdrożyć szybko oraz dopasować do własnego procesu sprzedaży.

Własny model czy API – tabela porównawcza

Gotowe API będzie lepszym wyborem dla firm, które chcą zacząć z minimalnymi kosztami i łatwo skalować wydatki w miarę wzrostu zapotrzebowania. Własny model sprawdzi się przy olbrzymim i stałym obciążeniu, np. wtedy, gdy zapytania miesięczne są liczone w setkach tysięcy lub milionach.

Nasze API jest zgodne z KSeF! 

Certyfikowane REST API:

• umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w Polsce,

• wspiera wszystkie formaty (XML natywny i transpozycja JSON),

• pozwala na komunikację przez REST API lub za pośrednictwem protokołu FTP,

• oferuje konfigurację platformy do własnych potrzeb,

• zapewnia przetwarzanie faktur w czasie rzeczywistym,

• informuje o wszystkim (posiada konfigurowalne webhooki dla każdego zdarzenia w cyklu życia faktury oraz automatyczne ponawianie w przypadku niedostępnego punktu końcowego),

• gwarantuje zgodność z przepisami.

Skorzystaj z bezpłatnego i niezobowiązującego dostępu do naszego rozwiązania!

FAQ

Na czym polega integracja KSeF z ERP?

Integracja KSeF z ERP polega na zapewnieniu pełnego cyklu życia dokumentu poprzez automatyczne pobieranie danych, budowanie i walidację plików, wysyłkę do systemu, zwrotne procesowanie statusów oraz archiwizację.

Na czym polega integracja KSeF z CRM?

Polega na automatyzacji obiegu faktur poprzez ich bezpośrednie wiązanie z danymi kontrahentów w systemie. Dzięki temu zachowana jest spójność informacji bez konieczności ręcznego przepisywania dokumentów. 

Dla kogo sprawdzi się integracja KSeF z CRM?

Sprawdzi się dla firm: procesujących dużą liczbę faktur sprzedażowych, działających w systemie open source, nie mających rozbudowanego systemu ERP, szukających rozwiązania, które można wdrożyć szybko i niższym kosztem. 

Jak możecie mi pomóc?

Możemy wdrożyć certyfikowane REST API, które automatyzuje wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych, a także gwarantuje pełną zgodność z KSeF.